Introduction à la digitalisation des entreprises : avantages et ressources

La digitalisation des entreprises a cessé d’être une utopie pour devenir une réalité. Aujourd’hui, on peut aller plus loin et dire que c’est une nécessité. Dans des domaines tels que la communication d’entreprise, l’utilisation d’un canal unique est privilégiée pour être en contact avec les clients mais aussi avec le reste des membres de l’équipe de l’entreprise. 

Qu’est ce que la digitalisation des entreprises ?

Une réponse simple serait que la numérisation des entreprises consiste en l’intégration de nouvelles technologies dans tous les domaines de l’entreprise (processus, actifs, produits et services), afin d’optimiser les processus internes et externes, en améliorant les services fournis ou les biens produits.

Un bon processus de transformation numérique ne se limite pas à l’achat et à l’utilisation d’un nouvel outil ou logiciel : il implique un engagement à l’échelle de l’organisation pour évaluer, reconfigurer et optimiser les processus métier de manière mieux adaptée à l’entreprise elle-même, à ses clients et à ses fournisseurs.

Conseils pour mettre en œuvre un plan de digitalisation

À bien des égards, un plan de numérisation d’entreprise n’est pas très différent d’un plan de travail ou de tout autre type de projet. Cependant, le monde numérique a ses propres particularités dont nous devons tenir compte.

• Identifiez les points à améliorer

Ces changements organisationnels peuvent parfois sembler accablants, et c’est compréhensible. Notre conseil est d’examiner un processus, de comprendre où il y a place à amélioration et de commencer votre parcours de numérisation à partir de là.

La numérisation de ces tâches augmente considérablement la visibilité sur les dépenses de l’entreprise pour aider votre service financier à prendre des décisions plus éclairées qui profitent à l’ensemble de l’organisation. Toutes vos données de facturation sont enregistrées en un seul endroit afin que vous puissiez effectuer des recherches et des comparaisons qui ne sont pas possibles avec des piles de papier.

• Formez vos employés

Pour surmonter la peur du changement et familiariser les membres de votre équipe avec les nouvelles ressources, il est essentiel de communiquer à vos employés les raisons et les avantages de chaque changement, les étapes qui vont être suivies et, bien sûr, les connaissances qu’il manquera à chacun.

Ce processus de formation sera présent en permanence dans l’entreprise, pour éviter l’inertie technologique ou conservatrice. Ainsi, nous maintiendrons une équipe mise à jour qui garantira l’atteinte des objectifs, et pourra également contribuer à la formulation de nouvelles idées et opportunités de développement.

• Concevoir un plan pour digitalisation de l’entreprise

L’idée d’établir un plan peut sembler évidente. Cependant, de nombreuses entreprises commettent l’erreur d’intégrer de nouveaux outils sans savoir exactement ce qu’elles espèrent en tirer. Il est essentiel de savoir où l’on veut aller et de pouvoir définir concrètement où l’on se trouve sur la route à un moment donné.

 Commencez par examiner la situation actuelle, à identifier là où il y a le plus grand besoin de rationaliser les processus et à démarrer votre plan de numérisation là-bas. N’oubliez pas qu’il ne s’agit pas d’une obligation, mais d’un véritable plan d’amélioration pour vous et votre équipe.

• Cherchez des solutions personnalisées pour votre entreprise

De nombreuses entreprises continuent de croire que la numérisation n’est pas pour elles, généralement en raison de leur petite taille ou de leur budget limité. Cependant, il existe également des options adaptées aux petites entreprises et/ou à celles qui disposent de peu de ressources.

Il existe de nombreuses solutions numériques sur le marché en fonction du type d’entreprise. L’important est de trouver un fournisseur qui garantisse la qualité des équipements, la diversité des outils technologiques et les systèmes les mieux adaptés aux besoins de votre entreprise.

Avantages de la digitalisation des entreprises

Bien qu’il existe une myriade d’avantages à numériser vos processus métier, ils varient en fonction des objectifs de votre entreprise. Mais que vous passiez du papier aux factures électroniques, ou que vous numérisiez la gestion de votre chaine d’approvisionnement de bout en bout,  il y a certains avantages que la numérisation apporte toujours lorsqu’elle est bien faite :

• Réduction des coûts

• Moins de travail manuel

• Moins d’erreurs

• Visibilité sur les dépenses de l’entreprise

• Contrôle de la trésorerie

• Prise de décision basée sur les données

La numérisation dans l’entreprise contribue à améliorer l’efficacité de ses opérations, rendant l’automatisation possible. Il y a moins d’erreurs humaines et les coûts opérationnels sont réduits, en raison de la diminution des besoins en ressources humaines.